5 tips voor een correcte telefoonbeantwoording.

1. Neem op met: goedemorgen/middag. Vervolgens noemt u de naam van uw bedrijf en uw eigen naam en voornaam. Let hierbij vooral op de spreeksnelheid!! Vaak is dit zo’n routine en gaat het zo snel dat de beller er niets van verstaat. Neem even een pauze na de begroeting en noem dan de bedrijfsnaam en eigen naam.
2. Wees verstaanbaar. Zorg voor zo min mogelijk achtergrondgeluiden en gebruik een normaal stemvolume. Schreeuwen helpt niet, een goede articulatie wel!
3. Gebruik een eenvoudige zinsbouw en korte zinnen en vermijd vaktaal!
4. Woorden die je niet moet gebruiken zijn: wat, hè, welk, houdoe, enz.…
5. wat moet je wel zeggen?
Probeer actief te luisteren: zeg tussendoor dingen als: ‘aha’, ‘ja’, ’hmm’, ’goed’, interessant’, en ‘dat klopt’ ter bevestiging. Uitdrukkingen als: natuurlijk, dat doe ik graag voor u, graag gedaan, worden zeer op prijs gesteld. En wat u nooit moet zeggen als je moet doorverbinden:

• Het toestel is in gesprek………………..
• De lijn is bezet………..de waslijn?
• Blijf even hangen………….
• Ik kan geen toestel bereiken………………..zijn ze op de loop???

Kunt u uw klanten altijd netjes te woord staan?
Hebt u altijd tijd voor de vragen die ze u stellen?
Nee?
Dan is de service van Buuro misschien iets voor u.
Wij zorgen ervoor dat u altijd bereikbaar bent en uw klanten vriendelijk en correct te woord worden gestaan.

De Prepaid telefoonservicekaart.
De

Herkenbaar niet!
Soms kunnen we dingen goed combineren als alles maar proportioneel is.
Maar, o wee als b.v de telefoon maar blijft rinkelen. Na de zoveelste interruptie heeft u net weer twee regels aan uw verslag/rapport toegevoegd en daar gaat ie weer! Aan het eind van de dag/middag moet u vaststellen dat de klus/rapport/offerte of wat dan ook, niet klaar is!! Oorzaak : de interruptie van de telefoon. Sommige telefoontjes waren geen probleem, maar er zaten er een paar tussen die dwongen om “even”na te zoeken of het allemaal wel klopte. Nou ja, “even”!
Voor je dan de draad weer hebt terug gevonden waar je gebleven was………………..

De prepaid telefoonservicekaart is daar een fantastische oplossing voor.
We hebben speciaal voor u de prepaid telefoonservicekaart ontwikkeld.
Deze prepaid telefoonservicekaart is goed voor 35 oproepen en kost € 42,50 (incl. BTW).Bij deze prepaid telefoonservicekaart is net als bij alle prepaid kaarten, geen abonnementen of andere verplichtingen.
De prepaid telefoonservicekaart is maand geldig, vanaf de betaaldatum tot dezelfde datum van de volgende maand. (wat u niet gebruikt bent u kwijt). Is de prepaid telefoonservicekaart korter dan de maand, koopt u gewoon weer een nieuwe. Op momenten dat u de telefoon er niet bij wilt hebben, gaat u de prepaid teelfoonservicekaart gebruiken en schakelt u door naar het door ons gegeven nummer.
Wij nemen dan voor u de telefoon en als houder van de prepaid telefoonservicekaart krijgt van ons een mailtje met daarin de naam en telefoonnummer van de beller en een korte aantekening waarvoor gebeld werd. Op het moment dat het u past, kunt u deze bellers terug bellen. De prepaid telefoonservicekaart maakt dat u tijd, ruimte en energie over heeft!!

Een vraag die iedereen in Zakelijk Nederland zichzelf eens zou kunnen stellen. Hoe zorg je er voor dat je altijd goed telefonisch bereikbaar bent? Wordt de telefoon wel snel genoeg beantwoord?
Kan het beter?

Wachten aan de telefoon is irritatiepunt nummer één. Wordt de klant teruggebeld als dit beloofd wordt? Wordt er een alternatief aangeboden bij afwezigheid?Vragen waarop het antwoord zo simpel moet zijn, maar de werkelijkheid laat zien dat we ons in veel gevallen, moeten schamen over de wijze waarop we met de telefoon omgaan.
Dit kan echt beter!

Hoe we de klanten te woord staan, is vraag nummer twee. De telefoon is immers vaak het eerste visitekaartje dat een bedrijf afgeeft. Luistert u maar eens mee tijdens de beroemde verjaardagspraat over wachttijden en onvriendelijke opererende bedrijven aan de telefoon.
Dat kan echt beter!

Los deze problemen voor eens en altijd op. Buuro beschikt over 8 telefoonlijnen met meerdere toestellen. Geen wachttijden. We nemen de telefoon aan zo u dat wenst. Wij verbinden door naar de persoon die wordt gezocht. Per e-mail ontvangt u de gegevens van de beller.
Met buuro wordt het echt beter!

Tijdens mijn vakantie wil ik aanspreekbaar blijven voor mijn klanten en relaties.

Vakantie: lang naar uit gekeken.
Even een paar weken er tussen uit.
Weg van huis, weg van de zaak, weg van telefoon, e-mail en internet.

Klanten zuigen je soms letterlijk leeg alsof je de enige bent!
Toch shopt men vrolijk naar een ander als je even geen aandacht geeft.
Maar op mijn vakantieadres wil ik echt geen bedrijfstelefoontjes!
Zorg dat iemand de telefoon opneemt!

Tijdens u vakantie kunnen wij dat voor u doen.
Uw klant of relatie belt om iemand te spreken en dat is niet de voicemail!
Wij vertellen uw klanten en of relaties dat u even weg bent en als ze dat willen, dat u wanneer u terug bent, ze wil terugbellen.

De maandkaart.
Voor € 35,00 hebben wij voor u een telefoonkaart voor 35 oproepen.
Deze kaart is één maand geldig, moet vooraf worden betaald en gaat in wanneer de betaling binnen is. Dus geen abonnement of andere verplichtingen!

Alle oproepen worden in een e-mail gezet met daarin: naam en telefoonnummer van de beller en de te nemen acties. Als de kaart verbruikt is of de maand is verstreken, krijgt u bericht (sms).
Indien nodig kan u direct een nieuwe kopen.

Als de kaart verbruikt of is verlopen wordt het doorschakelnummer uit onze centrale verwijderd.

Als ZZPer moet je veel dingen zelf doen. Ben je bij klanten is de telefonische bereikbaarheid vaak een probleem. Zeker als je consulent of adviseur bent. Je zit al snel gemiddeld 25 uur in de week bij klanten. Dit kunnen verkoop gespreken, relatie onderhoud en advies gesprekken zijn. Het grootste gedeelte van de afspraken vinden plaats tussen 9.00 en 17.00 uur.

Als ik bij een klant zit, staat de telefoon op tril. Klanten waarderen het niet als ik ga bellen in hun (betaalde) tijd. Onderweg is de bereikbaarheid vaak verre van optimaal. In bepaalde gebieden en of in tunnels kan je het gewoon vergeten.

Meer dan de helft van de tijd ben ik telefonisch onbereikbaar. Ik probeer klanten altijd zo spoedig mogelijk  terug te bellen. Maar ook mijn klanten zijn vaak alleen bereikbaar tussen 9.00 en 17.00 uur.

Er wordt weleens tegen mij gezegd: Je levert goede service en advies, maar je bent erg slecht bereikbaar!

Wij helpen graag bij uw bereikbaarheid. Er zijn verrassend veel mogelijkheden om uw bereikbaarheid te verbeteren. Uw wensen en onze mogelijkheden zullen snel tot een oplossing leiden.